Platforma kompetencyjna Eduportal
W ramach projektu „Zarządzanie wiekiem jako czynnik zwiększający potencjał adaptacyjny przedsiębiorstw” macie Państwo możliwość wdrożenia platformy kompetencyjnej Eduportal w swojej firmie. Wykorzystanie możliwości tego narzędzia oraz wiedzy z naszych 10 letnich doświadczeń da Państwu niespotykaną możliwość skutecznego wykorzystania i świadomego rozwoju kompetencji pracowników.
Poniżej prezentujemy materiał informacyjny, który opisuje podstawowe funkcjonalności platformy kompetencyjnej Eduportal i możliwości jej zastosowania. Mamy nadzieję, że proponowane przez nas rozwiązanie informatyczne będzie zgodne z Państwa potrzebami i oczekiwaniami.
Platforma kompetencyjna Eduportal oraz szkolenia z obszaru Zarządzania Zasobami Ludzkimi to korzyści z uczestnictwa w Projekcie „Zarządzanie wiekiem jako czynnik zwiększający potencjał adaptacyjny przedsiębiorstw”.
Całość wsparcia w 100% objęta jest pomocą de minimis - co oznacza, że uczestnik projektu (przedsiębiorstwa i ich pracownicy) nie ponoszą żadnych kosztów.
Warunkiem otrzymania licencji na korzystanie z Platformy kompetencyjnej Eduportal jest udział pracowników przedsiębiorstwa w dowolnych szkoleniach Projektu.
Informacja na temat platformy kompetencyjnej Eduportal:
• Maciej Skwierz, e-mail: maciej.skwierz@profirma.pl Tel: 518 020 986
• Dominik Pieczewski, e-mail: dominik.pieczewski@profirma.pl Tel: 58 550 94 94
Platforma Eduportal - Platforma informatyczna wspierająca procesy personalne w Twojej firmie
System został przygotowany z myślą o dwóch grupach odbiorców:
• Dużych korporacjach wdrażających systemowe rozwiązania HR
(funkcjonalności zaawansowane)
Nasze doświadczenia pokazują, że nawet w dużych organizacjach opisy stanowisk pracy i oceny okresowe pracowników funkcjonują często na papierze, w Excelu, są nieaktualne bądź bardzo uproszczone (jedynie zakresy obowiązków). Trudno opracować systemowe rozwiązania w zakresie: oceny okresowej, rekrutacji i selekcji, wartościowania stanowisk pracy, ścieżek szkoleń i kariery, czy wreszcie premii i nagród, w oparciu o nieaktualne dane rozproszone w tysiącach plików i dokumentów. W takiej sytuacji niemożliwe jest także wdrożenie strategii zarządzania wiekiem i różnorodnością.
• Średnich i małych przedsiębiorstwach rozwijających funkcję personalną
(funkcjonalności podstawowe)
Sytuacja w małych i średnich przedsiębiorstwach wydaje się pod pewnymi względami jeszcze trudniejsza. Wraz ze wzrostem ilości pracowników narasta konieczność stworzenia działu personalnego. Często nie ma jednak wystarczających środków na takie działania. Zadania personalne zostają powierzone jednej, czasami dwóm osobom, które stoją przed trudnym zadaniem zarządzania procesami kadrowo-personalnymi bez dostępu do podstawowych narzędzi, materiałów i potrzebnych informacji. W takiej sytuacji również niemożliwe jest wdrożenie strategii zarządzania wiekiem i różnorodnością.
Platforma kompetencyjna Eduportal jest narzędziem umożliwiającym efektywne radzenie sobie z opisanymi wyżej sytuacjami i skuteczne rozwiązywanie wynikających z nich problemów przy minimalnym nakładzie pracy i środków.
System wspiera następujące procesy HR:
1. Budowę struktury organizacyjnej firmy
2. Budowę katalogów zadań, kwalifikacji formalnych, zakresów obowiązków, uprawnień, kompetencji, wskaźników efektywności itd.
3. Opracowanie opisów stanowisk pracy
4. Wdrożenie systemu ocen okresowych (samoocena, ocena przełożonego, ocena 180 stopni, ocena 360 stopni)
5. Badania kompetencji pracowników z wykorzystaniem testów kompetencji
6. Rekrutację i selekcję pracowników
Bazy danych udostępnione w ramach projektu
Ważnym wsparciem w realizacji w/w procesów są bazy danych Eduportal, które udostępniono w ramach projektu. Jest to tzw. pakiet startowy Eduportal., który obejmuje:
1. Katalog 300 zadań organizacyjnych, wykorzystywanych podczas budowania opisu stanowiska pracy
2. Katalog 20 kompetencji w skład którego wchodzą:
• Definicje kompetencji,
• Skale obserwacyjne,
• Testy kompetencji,
• Pytania rekrutacyjne
• Wskazówki rozwojowe
3. Katalog 68 wskaźników efektywności
4. Katalog 100 przykładowych szablonów opisu stanowiska pracy
Istnieje możliwość rozbudowywania pakietu startowego we własnym zakresie.
Korzyści wynikające z wdrożenia Platformy kompetencyjnej Eduportal.
Dobrze opracowane opisy stanowisk pracy i system ocen okresowych to fundament, bez którego nie można efektywnie rozwijać innych systemowych rozwiązań w zakresie:
- planowania szkoleń
- ścieżek kariery
- wartościowania stanowisk pracy
- premii i nagród pracowniczych
- zarządzania talentami
Opis funkcjonalności systemu
Budowa struktury organizacyjnej firmy
W Eduportal podstawową strukturą organizacyjną jest struktura hierarchiczna. Budując strukturę firmy wprowadzamy do systemu nazwy poszczególnych administracyjnych komórek organizacyjnych i ustalamy ich wzajemną hierarchię. Po wprowadzeniu struktury organizacyjnej przypisujemy do poszczególnych administracyjnych komórek organizacyjnych stanowiska i zajmujących je pracowników. Istnieje możliwości automatycznego uzupełniania struktury w zakresie stanowisk i danych osobowych pracowników przy wykorzystaniu importu z programu Microsoft Excel.
Aby można było odwzorować administracyjne komórki organizacyjne, które nie mieszczą się w ramach struktury hierarchicznej, istnieje możliwość definiowania dowolnych struktur obok struktury podstawowej. Jeśli np. część stanowisk czy pracowników, oprócz przynależności do poszczególnych działów uczestniczy także w różnego rodzaju projektach, które łączą stanowiska i pracowników z różnych jednostek organizacyjnych, istnieje możliwość utworzenia w systemie struktury pod dowolną nazwą, do której możemy przypisywać stanowiska i pracowników znajdujących się w strukturze hierarchicznej.
Eduportal posiada także archiwum struktur organizacyjnych, w którym podając datę, możemy znaleźć wszystkie rodzaje struktur występujących w organizacji w określonym czasie.
Budowa katalogów zadań, kwalifikacji formalnych, zakresów obowiązków, uprawnień, kompetencji, wskaźników efektywności itd.
Przygotowanie do procesu opisu stanowisk pracy w systemie Eduportal należy rozpocząć od opracowania katalogów, które będą wykorzystywane w opisach stanowisk pracy. Najważniejsze katalogi to:
1. Inwentarz zadań organizacyjnych (IZO)
2. Księga kompetencji
3. Inwentarz kluczowych wskaźników efektywności (KPI)
W ramach projektu udostępniono przykładowe katalogi z w/w obszarów. Katalogi te można dowolnie modyfikować i uzupełniać tzn. istnieje możliwość edytowania poszczególnych zadań, kompetencji i wskaźników, a także, jeśli zachodzi taka konieczność, dodawania nowych elementów dla tych zbiorów, zgodnych z procesami, procedurami i kulturą organizacyjną firmy.
W Eduportal istnieje także możliwość dodawania katalogów w zakresie:
1. Kwalifikacji formalnych (wykształcenie, doświadczenie zawodowe, umiejętności językowe, umiejętności komputerowe, itd.)
2. Zakresu obowiązków
3. Uprawnień i upoważnień
System pozwala na dodanie dowolnej ilości w/w katalogów, których struktura określana jest z poziomu administratora systemu wyznaczonego w Państwa firmie.
Opracowanie opisów stanowisk pracy
Po opracowaniu w/w katalogów Platforma umożliwia przygotowanie opisów stanowisk pracy. Pracę nad opisem realizujemy na formularzu opisu stanowiska pracy, który składa się z następujących elementów:
a. Dane identyfikacyjne stanowiska (pola dodatkowe)
b. Dane opisowe stanowiska tj. (cel istnienia stanowiska, wykształcenie, doświadczenie zawodowe, uprawnienia, upoważnienia, certyfikaty, itd.). W Eduportal istnieje możliwość dodania dowolnej ilość katalogów danych opisowych stanowiska
c. Stanowiska współpracujące. Katalog w którym definiujemy zależności między stanowiskami (Rysunek 2)
d. W Eduportal istnieje możliwość wykorzystania przygotowanych szablonów opisów, które określane są jako „zawody bazowe” (szablon obejmuje rekomendacje w zakresie zadań i kompetencji dla danego stanowiska)
e. Poziom zarządczy. Katalog w którym definiujemy poziom zarządczy danego stanowiska (np. pracownik liniowy, specjalista, kierownik, dyrektor)
f. Zadania przypisane do stanowiska
g. Kompetencje przypisane do stanowiska
h. Poziomy pożądane kompetencji przypisanych do danego stanowiska
i. Wskaźniki efektywności przypisane do stanowiska
Wdrożenie systemu ocen okresowych (samoocena, ocena przełożonego, ocena 180 stopni, ocena 360 stopni)
W zakresie wdrożenia systemu ocen okresowych Eduportal oferuje następujący zakres funkcjonalności:
1. Możliwość zarządzania skalami obserwacyjnymi wykorzystywanymi w czasie oceny. W ramach projektu oferujemy Państwu skale obserwacyjne dla 20 kompetencji. Narzędzia te powstały w oparciu o nasze 10 letnie doświadczenie we wdrażaniu systemów ocen okresowych. W systemie istnieje możliwość dodawania nowych kompetencji i skal obserwacyjnych
2. Możliwość zarządzania badaniami online w zakresie oceny 180 i 360 (Rysunek 3)
3. Możliwość zarządzania komunikacją mass-mailową z uczestnikami oceny. System wspiera przygotowanie szablonów wiadomości dla uczestników oceny, które następnie za pomocą mass-mailingu Eduportal mogą być wysyłane do osób ocenianych i oceniających.
4. Możliwość nadawania wag poszczególnym źródłom oceny (np. waga oceny przełożonego: 0,5; waga samooceny: 0,2; waga oceny współpracowników: 0,3)
5. Możliwość automatycznego generowania rozbudowanych raportów indywidualnych składających się z następujących elementów:
a. Metryczki badania i osoby ocenianej
b. Tabeli wyników zważonych (w której ujęty jest wynik uzyskany, poziom oczekiwany i luka rozwojowa)
c. Prezentacji zważonych wyników ogólnych na wykresie radarowych
d. Definicji poszczególnych kompetencji
e. Definicji poszczególnych poziomów przyswojenia kompetencji
f. Tabeli wyników szczegółowych (w przypadku badania 360: oceny przełożonego, samooceny, oceny współpracowników, oceny podwładnych, oceny klienta zewnętrznego i wewnętrznego. W systemie Eduportal istnieje możliwość zarządzania kategoriami osób oceniających)
g. Tabeli spójności wyników. Wartości tej tabeli pozwalają zinterpretować uzyskane wyniki pod kątem ich zbieżności
h. Rekomendacji rozwojowych w postaci szczegółowych wskazówek rozwojowych. W ramach projektu oferujemy Państwu wskazówki rozwojowe dla 20 kompetencji. Każda ze wskazówek zawiera następujące elementy:
i. Zachowania, na które należy zwrócić uwagę
ii. Wskazówki „co mogę zrobić we własnym zakresie”
iii. Wskazówki „co mogę zrobić we współpracy z innymi”
iv. Zalecane szkolenia
v. Literaturę z zakresu danej kompetencji
6. Możliwość generowania raportów zbiorczych
Badania kompetencji pracowników z wykorzystaniem testów kompetencji
W zakresie badania kompetencji pracowników z wykorzystaniem testów kompetencji Eduportal oferuje następujący zakres funkcjonalności:
1. Możliwość zarządzania pytaniami testu kompetencji. W ramach projektu oferujemy Państwu testy kompetencyjne dla 20 kompetencji. Testy te powstały w oparciu o nasze 10-letnie doświadczenia związane z przeprowadzeniem audytów kompetencyjnych. W systemie istnieje możliwość modyfikowania pytań istniejący i dodawania nowych. (Rysunek 4)
2. Możliwość zarządzania badaniami online z wykorzystaniem testów kompetencji
3. Możliwość zarządzania komunikacją mass-mail z osobami badanymi
4. Możliwość zarządzania progami odcięcia tj. przeliczania wyników surowych na 5 stopniową skalę kompetencyjną
5. Możliwość automatycznego generowania rozbudowanych raportów indywidualnych (z rekomendacjami rozwojowymi)
6. Możliwość generowania raportów zbiorczych
Rekrutacja i selekcja pracowników
W zakresie rekrutacji i selekcji pracowników Eduportal oferuje następujący zakres funkcjonalności:
1. Możliwość zarządzania pytania rekrutacyjnymi. W ramach projektu oferujemy Państwu pytania rekrutacyjne dla 20 kompetencji. Pytania te powstały na bazie naszego 10-letniego doświadczenie w przeprowadzaniu ustrukturowanych wywiadów behawioralnych (Rysunek 5).
2. Rekomendujemy, aby w procesie rekrutacji korzystali Państwo z opisanych wyżej testów kompetencji.
Wsparcie szkoleniowe i poszkoleniowe
W każdej ścieżce szkoleń skierowanych do specjalistów zajmujących się polityką personalną Projektu „Zarządzanie wiekiem jako czynnik zwiększający potencjał adaptacyjny przedsiębiorstw” uczestnicy biorą udział w 2- dniowych zajęciach praktycznych w systemie Eduportal.
Ćwiczenia wykonywane w czasie szkolenia pozwalają na opanowanie zarządzania opisanymi wyżej funkcjonalnościami systemu.
W ramach wsparcia poszkoleniowego oferujemy Państwu:
a. 2-godzinne konsultacje indywidualne (skype, wideokonferencja)
b. Szczegółową instrukcję obsługi systemu
Platforma kompetencyjna Eduportal oraz wsparcie szkoleniowe i poszkoleniowe są skierowane do uczestników Projektu „Zarządzanie wiekiem jako czynnik zwiększający potencjał adaptacyjny przedsiębiorstw”. Całość wsparcia w 100% objęta jest pomocą de minimis, co oznacza, że uczestnik projektu (przedsiębiorstwa i ich pracownicy) nie ponoszą żadnych kosztów.
Warunkiem otrzymania licencji na korzystanie z Platformy kompetencyjnej Eduportal jest udział pracowników przedsiębiorstwa w dowolnych szkoleniach Projektu.
Informacja na temat platformy kompetencyjnej Eduportal:
• Maciej Skwierz, e-mail: maciej.skwierz@profirma.pl Tel: 518 020 986
• Dominik Pieczewski, e-mail: dominik.pieczewski@profirma.pl Tel: 58 550 94 94
